La organización sostenible: ni papel ni puestos de trabajo

4 setiembre 2009 (CIO 2009)



La organización sostenible: ni papel ni puestos de trabajo


En los procesos industriales la introducción de la tecnología, primero de la electrónica y luego de las TIC, ha modificado sustancialmente la forma de producir y de trabajar. Basta con pensar en los robots o las células de producción flexibles. Mientras que en el trabajo de oficina la introducción de la tecnología, fundamentalmente y contra lo que cabría esperar, sólo ha sustituido unos equipos por otros más eficientes pero no ha alterado la forma de trabajar. Se ha producido la sustitución de la máquina de escribir por el PC, la del papel de calco por la fotocopiadora, la del teléfono fijo por el móvil, la de los formularios impresos por la pantalla de PC para cumplimentar, etc. Pero todos las oficinas se siguen caracterizando por seguir realizando sus tareas de la misma forma.

Por lo que las ventajas que aporta la tecnología no han podido materializarse plenamente en el trabajo llamado de oficina. La razón estriba en la falta comprensión del cambio de paradigma que conlleva el paso de la Sociedad Industrial a la Sociedad del Conocimiento que se materializa en muchos aspectos de las organizaciones y en especial en lo que se refiere a la forma de trabajar. Falta de comprensión o el miedo que produce siempre afrontar la gestión de un cambio, como el que debió producirse en el paso de la producción tradicional a la producción en serie a principios del siglo XX.

A finales del siglo XIX y hasta día de hoy, el trabajo de oficina se configuró a imagen y semejanza de los procesos industriales, es decir, como el gran productor y gestor de información, naturalmente soportada sobre el medio más flexible existente entonces: el papel. Los circuitos de tramitación estaban constituidos por personas y equipos (máquinas de escribir, archivadores, encuadernadoras, grapadoras, etc) situadas de forma adecuada en las dependencias disponibles y que actuaban con unas reglas perfectamente establecidas desde la superioridad de la organización correspondiente. Todos los trabajadores eran sustituibles por otros del mismo tipo, como si de engranajes de una máquina se tratara y la eficacia global estaba garantizada por la existencia de unas buenas reglas de funcionamiento y una adecuada disposición en planta. El modelo se rompe con la llegada de las Tecnologías de la Información y de la Comunicación que consiguen automatizar, por una parte, el control de los procesos industriales,y cambiar así los sistemas de producción tradicionales; y por otra parte, y en mayor medida los de oficina por ser más intensivos en el uso de la información.

De esta forma la introducción de las Tecnologías de la Información permite, por ejemplo, que cada coche de una cadena de montaje se individualice para cada cliente y lo mismo sucede con los servicios sanitarios o los comerciales que, a través de Internet, pueden también personalizarse para cada usuario. En este contexto la adaptación y la flexibilidad sustituyen a la masificación y la planificación, como los nuevos valores que configuran el nuevo paradigma. Proporcionar a cada cliente lo que precisa es lo más importante y, en definitiva, que la eficacia sustituya a la eficiencia.

En el trabajo tradicional, correspondiente a la Sociedad Industrial, todos los puestos de trabajo son iguales para una misma tarea. En el nuevo paradigma, la gama de tareas que realiza un trabajador son más amplias y, consecuentemente, también han de serlo los entornos y las herramientas puestos a disposición del mismo. Teniendo claros los objetivos, la eficacia se consigue, no a través de seguir unas rígidas reglas en un sítio fijo determinado, sino permitiendo a cada trabajador desarrollar cada tarea en el entorno más adecuado para ello. Por lo que se necesita disponer de nuevos y variados espacios de trabajo, más adaptados a la tipología de las tareas que se realizan que a la jerarquía de las personas que los utilizan. Por otra parte las TIC permiten el acceso a la información en cualquier parte, es decir, facilitan la movilidad. Esta movilidad permite ampliar los ámbitos de trabajo, es decir permite trabajar desde diferentes localizaciones: las oficinas de la compañía, las del cliente, en casa del propio trabajador, en salas de espera de aeropuertos, etc.

En este entorno queda claro que la mejora de la productividad se consigue por un cambio radical en la forma de trabajo, que facilite el incremento de la flexibilidad y la movilidad. En estas nuevas formas de trabajo, no es necesario que cada trabajador, o profesional, se vea obligado a realizar su tarea en un lugar determinado como sucedía en las cadenas de montaje de la Sociedad Industrial y sus equivalentes en la organización tradicional del trabajo de oficina.

Por lo que carece de sentido la asignación rígida de, los llamados, puestos de trabajo para cada profesional, sino que en cada ocasión, cada profesional, debe utilizar el lugar que mejor se adecua al trabajo que debe realizar en ese momento. A veces se quiere estar aislado para que nadie le moleste, en otras ocasiones se requiere interaccionar fuertemente con otros miembros de su equipo, en otros conviene reunirse con un proveedor de forma privada, o bien se precisa estar en su casa porque un hijo está enfermo, o por otras razones familiares. En cualquier caso siempre estará conectado digitalmente con los demás y con el acceso a la información que precise.

De esta forma la información, que es fundamental para desarrollar el trabajo de oficina, ya no es necesario que esté soportada sobre el papel, como en el trabajo tradicional, sino por los soportes digitales, mucho más manejables, además de más sostenibles. Así, los trabajadores del siglo XXI, estén donde estén, pueden acceder cómodamente a la información oportuna y desarrollar su trabajo con mayor productividad.

Este nuevo uso de la tecnología puede ayudar también a conciliar la vida laboral con la vida familiar, y esta conciliación es un objetivo hacia donde parece dirigirse todas las empresas y administraciones. Un 6% de la población de la Unión Europea trabaja ya desde casa, nuestra sociedad ha comprendido que estas medidas no sólo mejoran la productividad empresarial sino que hacen la vida más fácil a los trabajadores.

En definitiva los ejes para generar el cambio en las formas de trabajo y aprovechar todo el potencial que la tecnología puede ofrecer son dos, en primer lugar la supresión de la información sobre papel, que es fundamental para conseguir la movilidad. Pero se ha de realizar de forma radical: la oficina sin papeles. Sin papeles significa también una reducción drástica de todo los consumibles que los envuelven y que generan residuos como archivadores, contenedores, toner, grapadoras, etc; así como de multitud de equipamiento que los acompañan, consumen energía y generan calor como impresoras, fotocopiadoras, destructoras, etc. Y. en segundo lugar y complementariamente, la supresión de la propiedad del espacio de trabajo, que permita también reducir el espacio, flexibilizando su uso y reduciendo también los costes medioambientales correspondientes, es decir: la organización sin puestos de trabajo. Ambos ejes permiten definir una organización, no solamente más productiva y eficaz sino también, más sostenible y que facilita así mismo la conciliación familiar y laboral de los trabajadores.

Las bases sobre las que se sustenta el desarrollo de las nuevas formas de trabajo son tres. Primero la disposición de unos entornos de trabajo diversos, flexibles y adaptados para cada uso, y dotados con el equipamiento adecuado, sin los cuales no se podría optimizar la eficacia del trabajo de los profesionales. Los espacios deben diseñarse pensando en el trabajo que se realizará en ellos, no en la posición jerárquica de las personas en el organigrama, ya que deben ser, para garantizar la productividad, de multiuso y multimomento.

Segundo tener una organización del trabajo que permita trabajar en red, por lo que debe ser capaz de gestionar los recursos y de marcar y evaluar objetivos a los procesos (proyectos o servicios) y también a los profesionales, de forma descentralizada. Sin una organización capaz de descentralizar la gestión es imposible implantar estas nuevas formas de trabajo.

Y finalmente disponer de una tecnología que posibilite el acceso, en todo momento y lugar, de la información y del conocimiento a todos los profesionales, y que proporcione la automatización de los sistemas la gestión de los propios procesos organizativos y de uso mencionados anteriormente. Que permita, en definitiva, liberar a los profesionales de las tareas rutinarias y burocráticas para que se puedan concentrar realmente en las tareas que aportan valor,

Como bien sabemos los ingenieros: “el papel todo lo aguanta”. Así que lo que se ha expuesto en los párrafos anteriores corresponde no a una teoría sino a una realidad que está en funcionamiento desde hace más de dos años en el centro de trabajo de Indra en el distrito 22@ de Barcelona, que da servicio a 2.000 profesionales.


Josep M. Vilà i Solanes 

Ingeniero Industrial 




© Josep Vila 2014